หลักสูตรสัมมนาเชิงปฏิบัติการ การเขียนใบกำหนดหน้าที่งานสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคล (Job Description Writing for HR Management Workshop)

หลักการและเหตุผล

สิ่งสำคัญอันดับแรกของนักบริหารทรัพยากรมนุษย์คือ การรู้และเข้าใจรายละเอียดของงานของตำแหน่งต่างๆ ภายในองค์กร รวมถึงต้องทราบรายละเอียดของพนักงานในด้านความรู้ ทักษะ ตลอดจนคุณสมบัติต่างๆ เพื่อที่จะสามารถกำหนดแนวทางในการบริหารทรัพยากรบุคคลเหล่านี้ให้เกิดประสิทธิผลที่สอดคล้องกับแนวทางที่องค์กรกำหนดไว้

ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) คือ เอกสารที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาระหน้าที่และขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่งไว้อย่างชัดเจนเป็นมาตรฐาน ใบกำหนดหน้าที่งานแสดงให้เห็นถึงขอบเขตและความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานของบุคลากรในตำแหน่งต่าง ๆ ภายในโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อนกัน ใบกำหนดหน้าที่งานเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารทรัพยากรบุคคล นับตั้งแต่ การสรรหาคัดเลือกและการว่าจ้างบุคคลที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่ง ช่วยให้พนักงานเข้าใจขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบและความคาดหวังจากการทำงาน เป็นข้อมูลสำหรับการประเมินค่างานเพื่อกำหนดค่าตอบแทนตามงานที่ทำและความก้าวหน้าในอาชีพ ใช้เป็นข้อมูลในการกำหนดตัวชี้วัด (KPI) เพื่อประเมินผลงาน ใช้ในการตรวจสอบโครงสร้างการทำงาน ความเชื่อมโยงของระบบการทำงานต่างๆ กำหนดแนวทางการฝึกอบรมบุคลากร หัวใจสำคัญของใบกำหนดหน้าที่งานคือความชัดเจนของข้อความที่สามารถอธิบายให้ผู้อ่านเข้าใจถึงรายละเอียดของตำแหน่งงานได้อย่างถูกต้อง

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร

• มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความหมาย ความสำคัญ บทบาทและประโยชน์ของใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ในการบริหารทรัพยากรบุคคล
• เพื่อให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน
• ทราบองค์ประกอบสำคัญของใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)
• เพื่อนำ JD ที่มีการปรับปรุงเป็นมาตรฐานแล้ว สื่อสารให้พนักงานที่ถือครองตำแหน่ง ให้ทราบขอบเขตหน้าที่รับผิดชอบ ตัวชี้วัดผลงาน ความคาดหวังในงาน และเส้นทางความก้าวหน้าเติบโตในสายอาชีพได้อย่างชัดเจน
• เพื่อให้พนักงานกลุ่มเป้าหมายสามารถกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงานต่างๆ ตามโครงสร้างฯ รวมถึงคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น และมิติของงานในหน้าที่รับผิดชอบนั้นๆ ได้
• ผู้เข้าอบรมสามารถจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ที่ครอบคลุมเนื้อหาตามโครงสร้าง Job Description ที่กำหนด
• สามารถจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการนำไปใช้ เช่น การสรรหาคัดเลือกบุคคล การประเมินค่างาน การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน

เนื้อหาหลักสูตร

ก่อนการอบรม

ออกแบบหลักสูตร โดยวิทยากรหารือกับผู้รับผิดชอบโครงการในการทบทวนโครงสร้างของ JD ในปัจจุบัน และความคาดหวังจากการฝึกอบรม เพื่อออกแบบหลักสูตร

หัวข้อฝึกอบรม

• ความหมาย ความสำคัญ ประโยชน์ของใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์
• ขั้นตอนการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)
• การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) เพื่อจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน
• โครงสร้างและวิธีการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน

โครงสร้างการบังคับบัญชา (Hierarchy)

วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง (Objective)

หน้าที่รับผิดชอบ (Responsibility)

มิติของงาน (Job Dimension)

การประสานงาน (Job Relations)

ตัวชี้วัดผลงาน (KPI)

สมรรถนะ (Competency)

คุณสมบัติ (Min. Qualifications)

• ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) กับการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน

การกำหนดค่าตอบแทนตามตำแหน่งและความรับผิดชอบ

การบริหารผลงาน

การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน

• การจัดเก็บและบำรุงรักษาใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)
• Workshop การเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)
• นำเสนอและอภิปราย และความเห็นจากวิทยากร

หลังการฝึกอบรม

วิทยากรที่ปรึกษาตรวจสอบ ให้ความเห็นเพื่อปรับปรุงแก้ไข JD ที่จัดทำโดยผู้เข้าอบรม

วิธีการฝึกอบรม

• การบรรยาย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น 40%
• Workshop เขียนใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) และนำเสนอ 60%

ผู้เข้ารับการอบรม

• ผู้บริหาร/เจ้าหน้าที่บริหารทรัพยากรบุคคล
• หัวหน้างาน ผู้บังคับบัญชา ที่ต้องจัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)

ตัวอย่าง ใบกำหนดหน้าที่งาน