ในการดำเนินงานขององค์กรให้บรรลุเป้าหมายและมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญคือการบริหารทรัพยากรบุคคลที่เป็นผู้ที่ดำเนินการใช้ทรัพยากรต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ เครื่องมืออุปกรณ์ ระบบงานต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย หากพนักงานปฏิบัติงานด้วยความกระตือรือร้น มีความรับผิดชอบและพึงพอใจในงาน ก็ย่อมส่งผลถึงคุณภาพงาน การบรรลุเป้าหมายของตนเอง หน่วยงานและองค์กร รวมทั้งสร้างความผูกพันกับองค์กร
โซลูชั่นส์ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM Solutions) นอกจากประกอบด้วยเครื่องมือและเทคนิคต่างๆ อาทิ การสรรหาคัดเลือก การบริหารค่าตอบแทน การฝึกอบรมและพัฒนา การบริหารอาชีพ ที่สนับสนุนการปฏิบัติงานของพนักงานให้มีประสิทธภาพแล้ว ยังต้องให้ความสำคัญกับความรู้สึกของพนักงาน โดยเน้นย้ำว่าการบริหาร (administer) ระบบต่างๆ ต้องสามารถทำให้พนักงานไว้วางใจว่าพวกเขาได้รับการดูแลที่ดีจากองค์กร มีความเป็นธรรม และเกิดความเข้าใจร่วมกันเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานอย่างมีความสุข
วิสัยทัศน์และเป้าหมายองค์กร (Organization Vision & Target)
วิสัยทัศน์เป็นสิ่งที่บอกถึงทิศทาง สถานภาพขององค์การในธุรกิจและการแข่งขันในอนาคต โดยกำหนดเป็นข้อความแสดงความมุ่งมั่น ทิศทางในอนาคต เช่น การมุ่งสู่การเป็นผู้นำในธุรกิจ หรือการเป็นผู้นำในการให้บริการและเป็นตัวเลือกอันดับแรกในใจของลูกค้า วิสัยทัศน์จะถูกกำหนดผลสำเร็จโดยเป้าหมายซึ่งแสดงออกในรูปของตัวชี้วัด (indicators) เช่น เป้าหมายยอดขายในระยะ 5 ปีข้างหน้า และเป้ายอดขายแต่ละปี ระดับความพึงพอใจของลูกค้า วิสัยทัศน์และเป้าหมายองค์กรช่วยให้พนักงานเห็นภาพและเกิดความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับทิศทางและความคาดหวังขององค์กรที่มีต่อการปฏิบัติงาน
โครงสร้างพื้นฐาน เป็นโซลูชั่นส์พื้นฐานสำหรับการออกแบบ HRM solutions อื่นๆ ได้แก่
1) การวิเคราะห์งาน (job analysis) คือ กระบวนการรวบรวมข้อมูลและการศึกษาทำความเข้าใจเกี่ยวกับงานของตำแหน่งทั้งหมดขององค์กร ข้อมูลจากการวิเคราะห์งานเป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการจัดทำ HRM solutions อื่นๆ โดยทั่วไปผลของการวิเคราะห์งานจะจัดทำเป็นเอกสารใบกำหนดหน้าที่งาน (job description)
2) โครงสร้างองค์กร (organization structure) คือระบบการประสานงานและบังคับบัญชาที่เชื่อมต่อพนักงานแต่ละบุคคล หน่วยงาน ฝ่ายงานเข้าด้วยกัน เพื่อทำงานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมาย โดยกำหนดและจัดทำในรูปของโครงสร้างผังองค์กร (organization chart) ขอบเขตความรับผิดชอบของหน่วยงาน (functional description) และใบกำหนดหน้าที่งาน (JD)
3) การประเมินค่างานและจัดโครงสร้างตำแหน่ง (job evaluation & classification) การประเมินค่างานเป็นการวิเคราะห์ข้อมูลงานของตำแหน่งเพื่อเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างกันโดยใช้เกณฑ์หรือปัจจัยค่างาน (job valued factors) อาทิ ความรู้ ประสบการณ์ การแก้ไขปัญหา การตัดสินใจ สภาพการทำงาน เป็นต้นผลลัพธ์จากการประเมินค่างานจะถูกนำไปใช้ในการจัดโครงสร้างตำแหน่ง (position structure) หรือการจัดกลุ่มงาน (job classification) ซึ่งเป็นการกำหนดระดับงานของตำแหน่งงานต่างๆ เพื่อประโยชน์ในการจัดทำระบบบริหารทรัพยากรบุคคลอื่น ๆ อาทิ ระบบบริหารค่าตอบแทน การจัดทำเส้นทางความก้าวหน้าของตำแหน่ง เป็นต้น
โซลูชั่นส์การบริหารทรัพยากรบุคคล (HRM Solutions) ประกอบด้วย
1) การวางแผนกำลังคน (workforce planning) คือ การกำหนดกลยุทธ์เพื่อการได้มา การใช้ประโยชน์ การพัฒนา การธำรงรักษาทรัพยากรมนุษย์ที่เหมาะสมและสอดคล้องกับภารกิจขององค์การทั้งในระยะสั้นและระยะยาว มีขั้นตอนตั้งแต่ การกำหนดเป้าหมายและภารกิจ การคำนวณปริมาณกำลังคน การคาดการณ์อุปสงค์ อุปทานกำลังคน การสรรหาคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การเข้าออกของบุคลากร การใช้และการรักษาบุคลากร
2) การบริหารค่าตอบแทน (rewards management) การกำหนดอัตราค่าจ้างของแต่ละตำแหน่งโดยพิจารณาหลักเกณฑ์ 3 ประการ ได้แก่ ความยากง่ายหรือค่างาน (job value) พอเพียงและเปรียบเทียบได้กับองค์กรอื่น ๆ และจูงใจพนักงานโดยมีวิธีการปรับค่าจ้างที่สอดคล้องกับความพยายามและผลงาน ซึ่งมีขั้นตอนตั้งแต่ การจัดทำโครงสร้างเงินเดือน (salary structure) การกำหนดสัดส่วนของค่าตอบแทน (pay mix) การปรับเงินเดือนประจำปี
3) การบริหารผลงาน (performance management) เป็นกระบวนการพฤติกรรมในการทำงานให้สอดคล้องกันและบรรลุเป้าหมายตั้งแต่ระดับบุคคล หน่วย ฝ่ายและองค์กรโดยรวม โดยมีขั้นตอนตั้งแต่การกำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงาน (KPIs) การติดตามผลงาน (monitoring) การประเมินผลงาน (performance appraisal) การสอนและพัฒนาความสามารถของพนักงาน (coaching)
4) การบริหารอาชีพ (career management) กระบวนการวางแผนและสนับสนุนให้พนักงานเติบโตไปตามเส้นทางอาชีพที่องค์กรได้กำหนดไว้ ประกอบด้วย การจัดทำเส้นทางความก้าวหน้า (career path) เป็นเส้นทางที่แสดงให้พนักงานเห็นว่าเมื่อเริ่มทำงานกับองค์การแล้วจะสามารถเติบโตก้าวหน้าไปได้เพียงใด การกำหนดเกณฑ์ในการพิจารณาสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง (promotion criteria) การวางแผนและพัฒนาอาชีพ (career planning & development) การกำหนดเป้าหมายและแนวทางการพัฒนาบุคคลเพื่อให้เติบโตไปตามสายอาชีพ
5) การฝึกอบรมและพัฒนาบุคคล (training and development) การส่งเสริมและพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ ทักษะและทัศนคติที่ดีในการทำงาน ซึ่งจะส่งผลให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มขวัญและกำลังใจในการทำงาน โดยมีขั้นตอนตั้งแต่ การสำรวจหาความต้องการฝึกอบรมและพัฒนา การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากร การดำเนินการฝึกอบรมและพัฒนาและการติดตามและประเมินผลสำเร็จ
HRM Solutions ที่สำคัญข้างต้น เป็นเครื่องมือสำคัญขององค์กรในการดึงดูด รักษาและพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถตามที่คาดหวังและร่วมมือกันปฏิบัติงานให้องค์กรบรรลุเป้าหมายตามวิสัยทัศน์ที่กำหนด