ความหมายของโครงสร้างตำแหน่ง (Position Structure)
โครงสร้างตำแหน่ง (Position Structure) เป็นลักษณะพื้นฐานของการจัดการองค์กร เป็นการกำหนด และจัดกลุ่มบทบาทของตำแหน่งต่างๆ โดยพิจารณาจากความรับผิดชอบ การควบคุมและรายงาน อำนาจอนุมัติ/ตัดสินใจ รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มภายในโครงสร้างการบังคับบัญชาในภาพรวมขององค์กร การกำหนดโครงสร้างตำแหน่งทำให้บทบาทและอำนาจหน้าที่ และความสัมพันธ์ของตำแหน่งต่างๆ ในการปฏิบัติงานเกิดความชัดเจนมีประสิทธิภาพ
โครงสร้างตำแหน่ง ไม่ได้หมายถึงโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ซึ่งเป็นการกำหนดรูปแบบขององค์กรในภาพรวม ที่ประกอบด้วยฝ่าย แผนกต่างๆ และความสัมพันธ์ของภาระหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานบนห่วงโซ่อุปทาน (Value added supply chain) ที่สอดประสานกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการผลิตสินค้า จะประกอบไปด้วยฝ่ายต่างๆ ที่มีภาระหน้าที่แตกต่างกัน ตั้งแต่ การจัดหาวัตถุดิบ การผลิต การประกันคุณภาพ การควบคุมคุณภาพ การจัดการคลังสินค้า การจัดส่ง การขาย บัญชี เป็นต้น ในขณะที่โครงสร้างตำแหน่งเป็นส่วนประกอบย่อยของโครงสร้างองค์กร เป็นการจัดกลุ่มของตำแหน่งต่างๆ ภายในแต่ละหน่วยงาน ให้เป็นระบบระเบียบเดียวกันทั้งองค์กร โดยที่ในแต่ละกลุ่มก็จะมีการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่แตกต่างกันไว้อย่างชัดเจนและสัมพันธ์กันเพื่อที่แต่ละตำแหน่งจะได้ร่วมกันในการทำงานเพื่อให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมาย
ตรวจสอบโครงสร้างตำแหน่งปัจจุบันขององค์กร
โครงสร้างตำแหน่ง (position structure) มีความสำคัญต่อการบริหารองค์การ โดยทำหน้าที่เป็นแกนหลักสำหรับการจัดการองค์กร ได้แก่ การกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่ง ระดับของตำแหน่งและการบังคับบัญชา รวมทั้งการประสานงาน นำไปสู่ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว ลดความซ้ำซ้อน นอกจากนี้องค์กรยังสามารถใช้โครงสร้างตำแหน่งในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ได้แก่ การบริหารกำลังคนและการโยกย้าย การกำหนดโครงสร้างเงินเดือนที่สอดคล้องกับความรับผิดชอบของตำแหน่ง การจัดทำเส้นทางความก้าวหน้า (career path) สำหรับการบริหารอาชีพ (career management) เป็นต้น
โดยปกติแล้วองค์กรต่างๆ จะมีการกำหนดโครงสร้างตำแหน่งไว้อยู่แล้ว โดยที่แต่ละแห่งมีการกำหนดจำนวนระดับตำแหน่งไว้แตกต่างกัน จากประสบการณ์ของผู้เขียนพบว่ามีการกำหนดระดับตำแหน่ง ไว้จำนวน 5-15 ระดับ คำถามคือ เราจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรของเรามีการจัดทำโครงสร้างตำแหน่งไว้อย่างเหมาะสม ผู้เขียนเสนอแนวทางโดยการตรวจสอบว่าในองค์กรของเราเกิดปัญหาเหล่านี้หรือไม่
1. เกิดความทับซ้อนหรือช่องว่างของขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่ง
2. เนื้อหาของเอกสารใบกำหนดหน้าที่งาน (job description) ไม่ชัดเจน และไม่สอดคล้องกับงานที่ทำจริง
3. หน่วยงานในระดับเดียวกัน เช่น ในระดับฝ่าย หรือ แผนก แต่มีขอบเขตความรับผิดชอบ จำนวนคน และผลกระทบต่อการดำเนินงานต่างกัน
4. เกิดความล่าช้าในการอนุมัติ ตัดสินใจเรื่องต่างๆ ตามสายการบังคับบัญชา
5. พนักงานรู้สึกว่าเส้นทางความก้าวหน้าขององค์กรไม่เหมาะสม (มากหรือน้อยเกินไป) ทำให้ไม่เกิดแรงจูงใจ
6. เกิดความเหลื่อมล้ำระหว่างตำแหน่งต่างๆ ในระดับตำแหน่งเดียวกัน แต่มีความยากง่ายของงานแตกต่างกันอย่างชัดเจน
7. เกิดความรู้สึกไม่เป็นธรรม ไม่พึงพอใจอัตราค่าจ้าง ระหว่างตำแหน่งในระดับเดียวกัน
เหล่านี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากการจัดโครงสร้างตำแหน่งที่ไม่เหมาะสม การทบทวนและปรับปรุงการจัดโครงสร้างตำแหน่ง จึงต้องใช้เครื่องมือที่สามารถแยกแยะความแตกต่างของตำแหน่งในมิติต่างๆ อย่างละเอียด โดยใช้การประเมินค่างาน (job evaluation) เข้ามาใช้
การกำหนดโครงสร้างตำแหน่งขององค์กร
จำนวนกลุ่มหรือระดับในโครงสร้างตำแหน่งของบริษัทอาจแตกต่างกันอย่างมาก และได้รับอิทธิพลจากปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาดขององค์กร ลักษณะการจัดโครงสร้างตำแหน่งขององค์กรอื่นในอุตสาหกรรมเดียวกัน ความซับซ้อนของโครงสร้างและสายการบังคับบัญชาในปัจจุบัน และความต้องการเฉพาะอย่าง โดยทั่วไป หลายบริษัทใช้โครงสร้างตำแหน่งแบบลำดับชั้นซึ่งมีกลุ่มตำแหน่งที่แตกต่างกันดังนี้
การออกแบบโครงสร้างตำแหน่งเป็นเรื่องที่ต้องจัดทำให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร โดยคำนึงถึงการนำไปใช้เพื่อส่งเสริมความคล่องตัวของการปฏิบัติงานและการสัมพันธ์ของตำแหน่งงานต่างๆ การนำไปใช้ในการบริหารองค์กรและการบริหารทรัพยากรบุคคล อาทิ การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรตามการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ การกำหนดอัตราค่าตอบแทนที่สอดคล้องกับบทบาทหน้าที่ การบริหารอาชีพและความก้าวหน้าของพนักงาน การบริหารกำลังคนโดยการโยกย้ายและหมุนเวียนการทำงาน เป็นต้น