วงจรการบริหารผลงาน เป็นกระบวนการบริหารการปฏิบัติงาน (performance) ของพนักงานโดยหัวหน้างานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด (performance result) ตั้งแต่ การวางแผน (planning) การติดตามผลงาน (monitoring) การประเมินผลงาน (reviewing) และการให้รางวัล (rewarding) แต่ละขั้นตอนของวงจรการบริหารผลงาน เป็นเรื่องของการสื่อสาร ทำความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความคาดหวังและบทบาทระหว่างหัวหน้างานและพนักงาน
วงจรบริหารผลงาน
ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การวางแผน (Planning) เป็นการกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังจากการปฏิบัติงานของพนักงาน ซึ่งเป้าหมายที่ว่านี้จะถูกกำหนดตามรายการตัวชี้วัดซึ่งสอดคล้องกันตั้งแต่ระดับตำแหน่ง ระดับหน่วยงานและระดับองค์กร ในขั้นตอนนี้ผู้บังคับบัญชาจะกำหนดและมอบหมายเป้าหมายและความคาดหวัง และเกณฑ์ในการวัดความสำเร็จ (success criteria) ให้แก่พนักงานแต่ละคน รวมทั้งชี้แจง ตอบข้อสงสัยให้แก่พนักงานเพื่อให้มีความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างทั้งสองฝ่าย
2. การติดตามผลงาน (Monitoring) การตรวจสอบและติดตามการปฏิบัติงานและความคืบหน้าของผลสำเร็จ ในระหว่างรอบการปฏิบัติงาน หัวหน้างานและพนักงานจะมีการสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอทั้งในรูปแบบที่เป็นทางการ (เช่น การประชุม บันทึก รายงาน) และไม่เป็นทางการ (เช่น การพูดคุยระหว่างเวลาพัก การพบปะสังสรรค์) เพื่อให้ทราบถึงความคืบหน้าของงาน แนวโน้มของความสำเร็จ ปัญหาที่เกิดขึ้นและแนวทางการแก้ไขและป้องกัน รวมถึงเป็นโอกาสที่ดีของหัวหน้างานในการให้ข้อมูลสำหรับการปรับปรุงพฤติกรรมหรือวิธีการทำงาน
3. การประเมินผลงาน (Reviewing) เป็นการวัดผลสำเร็จของงานที่เกิดขึ้นเมื่อครบรอบการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ ระดับของผลสำเร็จดังกล่าวจะถูกนำไปใช้เป็นข้อมูลในการค้นหาสาเหตุ ปัญหาที่เกิดขึ้น ระบุจุดแข็งและจุดที่ต้องพัฒนา รวมทั้งเป็นเกณฑ์สำหรับการกำหนดการให้รางวัลตอบแทนผลการปฏิบัติงาน
4. การให้รางวัล (Rewarding) การให้ผลประโยชน์ ค่าตอบแทนที่แตกต่างกันตามระดับผลงาน เป็นการเชื่อมโยงผลการปฏิบัติงานกับระบบค่าตอบแทนและระบบบริหารความก้าวหน้า แสดงออกถึงการยอมรับขององค์กรในความสามารถและความพยายามของพนักงานและกระตุ้นให้พนักงานในการสร้างผลงานให้ดียิ่งขึ้น
วงจรการบริหารผลงานเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและมีพลวัต มีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและการมีส่วนร่วมของพนักงาน สอดคล้องกับเป้าหมายกลยุทธ์และวิสัยทัศน์ขององค์กร เป็นระบบของการทำงานร่วมกันและการสื่อสารกันอย่างต่อเนื่องระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน และต้องการความไว้วางใจ ความเคารพ และการให้ข้อเสนอแนะซึ่งกันและกัน
ทักษะของผู้บังคับบัญชาในระบบการบริหารผลงาน (Supervisor skills in PM systems)
ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในระบบการบริหารผลงาน ซึ่งต้องใช้ทักษะทั้งในด้านการจัดการงาน (hard side) และการจัดการคน (soft side) เพื่อผลักดันให้ทีมงานบรรลุเป้าหมาย ประกอบด้วย
- การตั้งเป้าหมายและมอบหมายงาน (Goal Setting & Delegation) ร่วมกับพนักงานกำหนดและมอบหมายเป้าหมายในการทำงาน
- จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocation) จัดสรรและกระจายทรัพยากรในการทำงานได้อย่างสมดุล
- การตรวจติดตามงาน (Monitoring Progress) การตรวจสอบ ติดตามความคืบหน้าของงานเทียบกับเป้าหมายเป็นระยะ วิเคราะห์และประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานรายบุคคล คาดการณ์แนวโน้มผลงานและจุดที่ต้องแก้ไขหรือปรับปรุงเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- แก้ไขปัญหา (Problem Solving) วิเคราะห์และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล โดยคำนึงถึงเป้าหมายของทีมงานและองค์กร ระบุพฤติกรรมหรือวิธีการปฏิบัติงานที่เป็นสาเหตุของปัญหาและกำหนดวิธีการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์
- แสดงภาวะผู้นำ (Leadership Skills) สร้างแรงบันดาลใจและจูงใจทีมงานให้ปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถ
- สื่อความ (Communication Skills) สื่อสารความคาดหวัง เป้าหมายได้อย่างชัดเจน รับฟังอย่างตั้งใจ (active listening) ทำความเข้าใจความต้องการ และข้อกังวลใจของพนักงาน
- ให้ข้อมูลป้อนกลับและสอนงาน (Feedback and Coaching) ให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์และสม่ำเสมอ โดยให้พนักงานรับรู้จุดแข็งและยอมรับจุดที่ต้องปรับปรุงตนเอง แนะนำและสนับสนุนให้พนักงานพัฒนาความรู้ ทักษะที่จำเป็นในอาชีพ
- จัดการความขัดแย้ง (Conflict Resolution) แก้ไขข้อขัอแย้งภายในทีมงาน และสร้างบรรยากาศของการทำงานเป็นทีมที่ดี (Teamworking)
- การพัฒนาบุคคล (Employee Development) ระบุความรู้และทักษะที่พนักงานยังขาดอยู่ ส่งเสริมให้เข้าสู่โปรแกรมฝึกอบรมหรือพัฒนาบุคคลขององค์กร รวมถึงการพัฒนาพนักงานที่มีศักยภาพให้เติบโตไปสู่ตำแหน่งสำคัญในอนาคต
- ยืดหยุ่นและปรับตัว (Flexibility and Adaptability) ปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง และเปิดรับแนวคิด วิธีการทำงานใหม่ๆ มีความคิดเชิงบวก ให้โอกาสกับความผิดพลาด