โครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมกับธุรกิจ The Right Organization Structure To Support Your Business

โครงสร้างองค์กรคืออะไร? (What is Organization Structure?)

โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เป็นระบบของความสัมพันธ์ของงาน หน่วยงานและการรายงาน เพื่อกำหนดให้บุคลากรใช้ทรัพยากรให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ และบรรลุเป้าหมายขององค์การที่กำหนด รูปธรรมที่เราใช้แสดงให้เห็นโครงสร้างองค์กรก็คือ การจัดทำผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) บทความนี้จะอธิบายรูปแบบการจัดโครงสร้างองค์กรและแนวคิดในการกำหนดโครงสร้างองค์กร ดังนี้

รูปแบบโครงสร้างองค์กร (Organization Structure Format)

รูปแบบพื้นฐานของโครงสร้างองค์กรคือรูปแบบปิระมิด หรือที่เรียกว่าโครงสร้างองค์กรแบบระดับชั้นการบังคับบัญชา (Hierarchical Organization Structure) โดยประกอบด้วย ผู้นำองค์กร (CEO) ผู้บริหารระดับสูง (Executive) ผู้จัดการหรือหัวหน้างาน (Middle Management) และพนักงานปฏิบัติงาน (Staff-level Employees) โดยพนักงานระดับล่างก็จะรายงานตรงต่อผู้บังคับบัญชาในระดับที่เหนือขึ้นไป อย่างไรก็ตาม ยังมีโครงสร้างองค์กรรูปแบบอื่นๆ ที่ควรพิจารณานำมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจ ได้แก่

1. โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่ (Functional Organization Structure)

เป็นรูปแบบของโครงสร้างองค์กรที่พบเห็นกันเป็นส่วนใหญ่ มีลักษณะโครงสร้างที่จัดตั้งขึ้นแบบมีลำดับชั้นการบังคับบัญชา โดยมีการจัดหน่วยงานย่อยตามหน้าที่ เช่น หน่วยงานผลิต ขาย จัดซื้อ บัญชีการเงิน HR เป็นต้น

2. โครงสร้างองค์กรแนวนอนหรือแบนราบ (Horizontal or Flat Organization Structure)

โครงสร้างองค์กรที่มีช่วงห่างระหว่างผู้บริหารระดับสูงและพนักงานระดับล่างน้อย องค์กรที่ดำเนินธุรกิจในช่วงเริ่มต้น (Startup Businesses) ส่วนใหญ่จะมีโครงสร้างองค์กรแบนราบ ก่อนที่จะขยายธุรกิจและองค์กรไปสู่โครงสร้างองค์กรแบบแรก แต่บางองค์กรก็ยังใช้รูปแบบโครงสร้างองค์กรแบนราบต่อไปเนื่องจากมีวัฒนธรรมองค์กรแบบกระจายอำนาจและเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน

3. โครงสร้างองค์กรแบบมีสาขาหรือหน่วยงานย่อย (Divisional Organization Structure)

โครงสร้างองค์กรที่มีการแบ่งหน่วยงานย่อยภายในตามปัจจัยต่างๆ อาทิ ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ พื้นที่ ซึ่งหน่วยงานย่อยมีการกำหนดกลยุทธ์ การจัดการทรัพยากรและการดำเนินการของตัวเองคล้ายกับองค์กรย่อยๆ เรามักพบเห็นโครงสร้างองค์กรแบบนี้ในบริษัทขนาดใหญ่ บริษัทที่ลงทุนถือหุ้นบริษัทลูก (Holding Company) กลุ่มบริษัทที่มีธุรกิจหลากหลาย รูปแบบย่อยของโครงสร้างองค์กรแบบนี้ได้แก่

3.1 โครงสร้างองค์กรแบ่งตามตลาด (Market-Based Divisional Organization Structure) โครงสร้างองค์กรที่แบ่งหน่วยงานย่อยตามตลาด อุตสาหกรรม หรือกลุ่มลูกค้าที่เป็นเป้าหมายของผลิตภัณฑ์ เช่น SCG

3.2 โครงสร้างองค์กรแบ่งตามผลิตภัณฑ์ (Product-Based Divisional Organization Structure) โครงสร้างองค์กรที่แบ่งหน่วยงานย่อยตามผลิตภัณฑ์หรือกลุ่มผลิตภัณฑ์

3.3 โครงสร้างองค์กรแบ่งตามภูมิศาสตร์ (Geographic Divisional Organization Structure) โครงสร้างองค์กรที่แบ่งหน่วยงานย่อยตามพื้นที่ ภูมิภาค เพื่อสร้างประสิทธิภาพในการจัดการด้านโลจิสติกส์และการตลาดเฉพาะพื้นที่ อาจจัดตั้งสำนักงานย่อยตามภูมิภาคเพื่อดูแลลูกค้าในแต่ละพื้นที่

4. โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์ (Matrix Organization Structure)

โครงสร้างองค์กรแบบนี้มีลักษณะเหมือนกับตาราง แสดงลักษณะของทีมงานที่ประกอบด้วยสมาชิกทีมที่มาจากหน่วยงานต่างๆ มาร่วมกันทำงานในโครงการที่จัดตั้งขึ้น สมาชิกของแต่ละทีมจะสังกัดหน่วยงานของตนและทำงานในโครงการ ตัวอย่างเช่น วิศวกรที่สังกัดอยู่ในฝ่ายวิศวกรรมปฏิบัติงานและรายงานปกติต่อผู้จัดการวิศวกรรม และในส่วนของงานโครงการจะรายงานต่อผู้จัดการโครงการ

5. โครงสร้างองค์กรแบบทีม (Team-Based Organization Structure)

โครงสร้างองค์กรแบบนี้เน้นการจัดตั้งหน่วยงานย่อยแบบทีม สมาชิกทีมจะถูกคัดเลือกเข้าร่วมทีมตามความจำเป็นของทีมเพื่อทำงานร่วมกันโดยรายงานตรงกับห้วหน้าทีมหรือผู้จัดการทีม สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดและตัดสินใจร่วมกัน และกำกับตนเองและรับผิดชอบต่อผลงานของตนเองเพื่อให้ทีมบรรลุเป้าหมาย

6. โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่าย (Network Organization Structure)

โครงสร้างองค์กรที่มีการกระจายทรัพยากรและการจัดการออกไปยังผู้ขาย ผู้รับเหมา ผู้รับเหมาช่วง ฟรีแลนซ์ สำนักงานย่อยต่างๆ โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่ายยังเน้นการสื่อสารและความสัมพันธ์แบบเปิดมากกว่าแบบลำดับชั้น

แนวคิดในการออกแบบโครงสร้างองค์กร

รูปแบบโครงสร้างองค์กรต่างๆ ตามที่กล่าวมานับว่ามีวิวัฒนาการและปรับเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ และต่างก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน การพิจารณาเลือกใช้โครงสร้างองค์กรรูปแบบใด ผู้บริหารคงต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับภารกิจและกระบวนการหลักของธุรกิจ รวมทั้งพิจารณาหลักสำคัญบางประการดังต่อไปนี้

1. เชื่อมโยงกับยุทธศาสตร์องค์กร (Strategic Aspiration) โครงสร้างองค์กรที่มีความเชื่อมโยงและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ทิศทางและยุทธศาสตร์การดำเนินงานขององค์กร การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ชัดเจน สอดคล้องและสนับสนุนยุทธศาสตร์ เป้าหมายขององค์กร ทำให้การกำหนดวัตถุประสงค์ของหน่วยงานต่าง ๆ รวมถึงวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน เป็นไปในทิศทางเดียวกัน

2. รองรับการเติบโต (Growth Readiness) โครงสร้างองค์กรที่รองรับการเติบโตในระยะสั้น โดยมีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับสถานการณ์และการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ โดยที่ยังสามารถรักษาประสิทธิภาพและความสามารถขององค์กรไว้ได้ รวมทั้งรองรับการเติบโตในระยะยาวตามแผนยุทธศาสตร์

3. เสริมสร้างประสิทธิภาพและความสามารถขององค์กร (Capabilities & Efficiency) โครงสร้างองค์กรที่มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานที่ส่งเสริมความสามารถหลัก (Core Competency) ทำให้สามารถกำหนดสมรรถนะของตำแหน่งงานและบุคลากรให้มุ่งเน้นและสอดคล้องกับความสามารถขององค์กร 

4. กำหนดบทบาท ความรับผิดชอบชัดเจน (Role & Accountability & Ownership) มีการกำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงาน (Functional Description) ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน (Job Description) ไว้อย่างชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อน

5. มีขนาดเหมาะสมและการจัดการที่ดี (Lean & Means) มีสายการบังคับบัญชาชัดเจน ไม่ซ้ำซ้อน ลำดับชั้นการบังคับบัญชาน้อย การสื่อสารข้อมูลข่าวสารรวดเร็ว มีการใช้ทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ (Share Resources)

6. ส่งเสริมการพัฒนาและถ่ายทอดความรู้ ประสบการณ์ (Share Knowledge & Experience) มีการกำหนดกระบวนงาน (Work Process) ที่สอดคล้องกับกระบวนการหลักของธุรกิจ (Business Process) ส่งเสริมการประสานงาน และการถ่ายโอน เชื่อมโยง แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคลากรในแต่ละส่วนงานที่เกี่ยวข้องในกระบวนการทั้งองค์กร

7. ส่งเสริมธรรมาภิบาล (Corporate Governance) มีระบบขั้นตอน กระบวนการบริหารงาน เพื่อควบคุม ป้องกันการทุจริต และพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องเหมาะสม

Read more โครงสร้างตำแหน่งที่เหมาะสมกับองค์กรของท่าน

อ้างอิง

Lucidchart.com

Predictive.co.th