กลยุทธ์การจัดการกำลังคนโดยการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (The Power of Outsourcing: Boosting Productivity and Efficiency)

แนวคิดเกี่ยวกับการจ้างแรงงานหรือบริการภายนอก (Outsourcing)

การจ้างแรงงานหรือบริการภายนอก หรือ Outsourcing เป็นแนวทางการบริหารบุคลากรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจวิธีหนึ่ง การจ้างแรงงานหรือบริการภายนอกเป็นการทำสัญญาจ้างงานหรือหน้าที่บางอย่างให้แก่ผู้ให้บริการบุคคลที่สามจากภายนอก แทนที่จะจัดการงานเหล่านั้นโดยใช้บุคลากรขององค์กรเอง แรกเริ่มนั้น การจ้างแรงงานหรือบริการภายนอกเป็นการจ้างแรงงานหรือบริการเพื่อดำเนินกิจกรรมเฉพาะที่ไม่ใช่หรือไม่อยู่ในกระบวนการหลักหรือกระบวนการที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญ อาทิ งานในกระบวนการผลิตแบบไร้ทักษะ (unskilled labor) งาน รปภ. ทำความสะอาด ต่อมาจึงมีการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกสำหรับงานที่ใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะเพื่อลดต้นทุน ปรับปรุงประสิทธิภาพ และช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นไปที่ความสามารถหลักของตนเอง

งานที่นิยมใช้การจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (Outsourcing)

ในการตัดสินใจว่างานประเภทใดใช้วิธีการจ้างแรงงานหรือบริการภายนอก (Outsourcing) จะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โดยทั่วไปงานที่องค์กรต่างๆ นิยมใช้วิธีการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก ได้แก่

1. งานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology Services): การพัฒนาโปรแกรมระบบงาน การสนับสนุนและบำรุงรักษาอุปกรณ์ การช่วยเหลือและสนับสนุนผู้ใช้งาน
2. การบริการลูกค้า (Customer Support): งานคอลเซ็นเตอร์ การตอบคำถามลูกค้าสดทางออนไลน์ การตอบอีเมล์หรือข้อความจากลูกค้า
3. การบันทึกและประมวลข้อมูล (Data Entry and Processing): การพิมพ์บันทึกข้อมูล การวิเคราะห์และจัดการข้อมูล
4. การบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management): การสรรหาพนักงาน งานธุรการเอกสารด้านบริหารทรัพยากรบุคคล การทำการจ่ายเงินเดือน
5. การผลิต (Manufacturing): งานผลิตและประกอบชิ้นส่วน
6. การตลาดและสร้างเนื้อหา (Marketing and Content Creation): การเขียนเนื้อหา การออกแบบกราฟิค การจัดการสื่อสังคมออนไลน์ (social media management)
7. บริการด้านการเงิน (Financial Services): งานบัญชี ภาษี การวิเคราะห์ทางการเงิน
8. การวิจัย (Research and Development): การวิจัยตลาด การทดสอบผลิตภัณฑ์ การพัฒนานวัตกรรม การวิจัยเพื่อพัฒนาการบริหารองค์กร
9. โลจิสติกส์และซัพพลายเชน (Logistics and Supply Chain): การจัดการและประสานงานการขนส่ง การจัดการคลังสินค้า
10. การรักษาความปลอดภัย (Security Services): ความปลอดภัยของทรัพย์สินทางกายภาพ ความปลอดภัยทางไซเบอร์

ในการตัดสินใจว่างานใดที่จะจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (Outsourcing) องค์กรจะต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น การประหยัดต้นทุน ความต้องการทักษะเฉพาะทาง ความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของงาน และผลกระทบโดยรวมต่อการดำเนินงานขององค์กร นอกจากนี้ การติดตามและควบคุมคุณภาพที่มีประสิทธิภาพการดำเนินงานของผู้ให้บริการที่ได้รับการจ้างจากภายนอกถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบริหารการจ้างแรงงานภายนอกที่ประสบความสำเร็จ

ข้อดี ข้อเสียของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

ข้อเสียของ Outsource

1. สูญเสียการควบคุม: การจ้างแรงงานจากภายนอกอาจทำให้องค์กรสูญเสียการควบคุมบางแง่มุมของการดำเนินธุรกิจ มาตรฐานคุณภาพ การตัดสินใจและการตอบสนองกับลูกค้า
2. ปัญหาการสื่อสาร: ความแตกต่างทางวัฒนธรรมภาษา และการสื่อสารสามารถขัดขวางการทำงานร่วมกันและการประสานงานระหว่างพนักงานขององค์กรและผู้ให้บริการจากภายนอก
3. ปัญหาด้านคุณภาพ: การจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกอาจเกิดปัญหาด้านคุณภาพงานหรือบริการที่ส่งมอบ
4. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: การแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับผู้ให้บริการจากภายนอกอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย การละเมิดข้อมูล ทรัพย์สินทางปัญญา และการรักษาความลับ
5. การพึ่งพา: การพึ่งพาผู้ให้บริการจากภายนอกมากเกินไปอาจเกิดปัญหาการพึ่งพา เสี่ยงต่อการหยุดชะงัก ข้อพิพาทด้านสัญญา และการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของผู้ให้บริการ ความมั่นคงทางการเงิน
6. ต้นทุนแอบแฝง: เช่น ค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนผ่าน ค่าธรรมเนียมทางกฎหมาย และค่าใช้จ่ายในการติดตามและการจัดการอย่างต่อเนื่องอาจเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ส่งผลให้การประหยัดต้นทุนลดลง
7. ผลกระทบเชิงลบต่อพนักงาน: การตัดสินใจจ้างแรงงานจากภายนอกอาจส่งผลเสียต่อพนักงาน เช่น การว่างงาน ขวัญกำลังใจและความกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงในงานและโอกาสก้าวหน้าในอาชีพ
8. การสูญเสียความรู้ขององค์กร: การจ้างแรงงานจากภายนอกอาจทำให้องค์กรสูญเสียความรู้และความเชี่ยวชาญของหน่วยงานหรือบุคลากรภายในองค์กร และความท้าทายในการรักษาและถ่ายทอดทักษะและความสามารถที่สำคัญ

การวัดความคุ้มค่าจากการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

การวัดความคุ้มค่าของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (Outsourcing) เกี่ยวข้องกับการประเมินปัจจัยต่างๆ เพื่อพิจารณาว่าผลประโยชน์จากการใช้กลยุทธ์จ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกมีมากกว่าข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่ ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาและขั้นตอนสำคัญเพื่อช่วยประเมินความคุ้มค่าของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

การวิเคราะห์ต้นทุน (Cost Analysis): ประกอบด้วย

การประหยัดต้นทุน (Cost Savings): เปรียบเทียบต้นทุนของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (Outsourcing) กับการปฏิบัติงานภายในองค์กร พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น แรงงาน โครงสร้างพื้นฐานและสาธารณูปโภค เทคโนโลยี และการบำรุงรักษา โดยคำนวณการคำนวณต้นทุนทางตรงและต้นทุนแฝงให้สะท้อนความเป็นจริงไม่ซ้ำซ้อน

ผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment (ROI)): ประเมินผลประโยชน์ทางการเงินที่คาดหวังเทียบกับการลงทุนจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

ความสามารถหลักที่มุ่งเน้น (Core Competency Focus): ประเมินว่าการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกให้ทำหน้าที่ที่ไม่ใช่งานหลักหรือธุรกิจหลักขององค์กร จะช่วยให้องค์กรมุ่งความสนใจไปที่ความสามารถหลักและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ได้หรือไม่

คุณภาพของบริการจากผู้ให้บริการจากภายนอก (Quality of Service): ประเมินคุณภาพของการบริการจากผู้ให้บริการแรงงานหรือบริการจากภายนอก ซึ่งรวมถึงการประเมินความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และความสามารถของพนักงานที่ถูกส่งมาปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพ

การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment): ระบุและประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก เช่น ความปลอดภัยทางกายภาพ ความปลอดภัยของข้อมูล การรักษาความลับ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และพิจารณาแนวทางหรือกลยุทธ์เพื่อลดความเสี่ยงดังกล่าว

ความยืดหยุ่นและสามารถปรับเปลี่ยน (Flexibility and Scalability): พิจารณาว่าการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกช่วยให้องค์กรสามารถปรับเปลี่ยนบริการจากผู้ให้บริการ และการปรับขอบเขตของบริการให้เข้ากับความต้องการและความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่

สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กร (Strategic Alignment): ตรวจสอบว่าการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกสอดคล้องและสนับสนุนเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ขององค์กร

การสื่อสารและประสานงาน (Communication and Collaboration): ประเมินความสามารถในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงานขององค์กรและของผู้ให้บริการจากภายนอก ในบางสถานการณ์ที่มีการปฏิบัติงานร่วมกันระหว่างพนักงานของทั้งสองฝ่าย การสื่อสารและประสานงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกที่ประสบความสำเร็จ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Regulatory Compliance): ตรวจสอบว่าพนักงานของผู้ให้บริการจากภายนอกปฏิบัติตามกฎระเบียบและมาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในพื้นที่หรือส่วนงานที่มีข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่เข้มงวด

ข้อตกลงระดับการให้บริการ (Service Level Agreements (SLAs)): สร้างข้อตกลงที่ชัดเจนกับผู้ให้บริการจากภายนอก โดยการกำหนดความคาดหวัง การส่งมอบและตัวชี้วัดประสิทธิภาพ ติดตามและประเมินการปฏิบัติตาม ข้อตกลงอย่างสม่ำเสมอ

ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction): พิจารณาความพึงพอใจของลูกค้าขององค์กรจากการให้บริการของแรงงานหรือบริการจากภายนอก ตรวจสอบการดำเนินงานของผู้ให้บริการจากภายนอกให้สามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า

ผลกระทบต่อพนักงานขององค์กร (Employee Impact): ประเมินผลกระทบของการใช้บริการจากภายนอกที่มีต่อพนักงานภายในองค์กร พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ขวัญกำลังใจ ความรู้สึกมั่นคงในการทำงาน และความจำเป็นในการฝึกอบรมใหม่

ความยั่งยืนของธุรกิจระยะยาว (Long-Term Viability): ประเมินการคงอยู่ในระยะยาวของข้อตกลงการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก พิจารณาศักยภาพในการเปลี่ยนแปลงความต้องการและการเปลี่ยนแปลงตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

การประเมินปัจจัยดังกล่าวข้างต้นอย่างถี่ถ้วน ช่วยให้องค์กรสามารถพิจารณาว่ากลยุทธ์การจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก (Outsourcing) เป็นกลยุทธ์ที่คุ้มค่าสำหรับความต้องการเฉพาะขององค์กรหรือไม่ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการตรวจสอบและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์ดังกล่าวยังคงสอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายขององค์กร

นอกจากการวัดความคุ้มค่าตามแนวทางที่กล่าวข้างต้นแล้ว การใช้อัตราส่วนทางการเงินเป็นตัวชี้วัดที่มีประโยชน์ซึ่งสามารถช่วยประเมินสถานะทางการเงิน ประสิทธิภาพ และผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ แม้ว่าจะไม่มีชุดอัตราส่วนทางการเงินที่เฉพาะเจาะจงซึ่งเชื่อมโยงกับการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกโดยเฉพาะ แต่องค์กรต่างๆ สามารถพิจารณาอัตราส่วนต่างๆ เพื่อประเมินผลกระทบของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกต่อสถานะทางการเงินและประสิทธิภาพโดยรวม รายการต่อไปนี้เป็นอัตราส่วนทางการเงินบางส่วนในการประเมินผลของการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

1. ผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment-ROI): การวัดความสามารถในการทำกำไรของการลงทุนจากการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก ROI ที่สูงขึ้นบ่งชี้ถึงผลตอบแทนที่ดีขึ้นจากค่าใช้จ่ายการจ้างแรงงานจากภายนอก
2. อัตรากำไรจากการดำเนินงาน (Operating Margin): ประเมินความสามารถในการทำกำไรของการดำเนินธุรกิจ การจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกอาจส่งผลกระทบต่ออัตรากำไรจากการดำเนินงานโดยส่งผลกระทบต่อต้นทุนและรายได้
3. อัตราส่วนการประหยัดต้นทุน (Cost Savings Ratio): วัดร้อยละของการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก
4. อัตราการเติบโตของรายได้ (Revenue Growth Rate): ประเมินการเติบโตของรายได้หลังการจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก การเติบโตของรายได้เชิงบวกอาจบ่งชี้ถึงความสำเร็จของกลยุทธ์การจ้างแรงงานจากภายนอก
5. ผลตอบแทนจากสินทรัพย์ (Return on Assets ROA): วัดว่าสินทรัพย์ถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างผลกำไรได้อย่างไร การตัดสินใจจ้างบุคคลภายนอกอาจส่งผลกระทบต่อการใช้สินทรัพย์
6. อัตราส่วนการหมุนเวียนของสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset Turnover Ratio): ประเมินประสิทธิภาพของการใช้สินทรัพย์ถาวรในการสร้างรายได้ การตัดสินใจจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอกอาจส่งผลกระทบต่อการใช้สินทรัพย์ถาวร
7. อัตราส่วนผลิตภาพของพนักงาน (Employee Productivity Ratios): วัดประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถในการทำกำไรของพนักงาน ซึ่งอาจได้รับอิทธิพลจากการตัดสินใจจ้างแรงงานหรือบริการจากภายนอก

          สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าผลกระทบของการจ้างแรงงานจากภายนอก (Outsourcing) ต่ออัตราส่วนทางการเงินจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของข้อตกลงการจ้างแรงงานจากภายนอกและอุตสาหกรรมที่องค์กรดำเนินการอยู่ การติดตามและวิเคราะห์อัตราส่วนเหล่านี้เป็นประจำสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิผลของกลยุทธ์การจ้างแรงงานจากภายนอกและผลกระทบโดยรวมต่อประสิทธิภาพทางการเงินขององค์กร