การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) เป็นการตระเตรียมบุคคลที่จะมาทดแทนหรือสืบทอดตำแหน่งที่ผู้อยู่ในตำแหน่งปัจจุบันจะเกษียณอายุ โยกย้าย เลื่อนตำแหน่ง หรือลาออกจากงาน หากไม่มี “การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง” สำหรับตำแหน่งงานที่สำคัญไว้ล่วงหน้าโดยเฉพาะระดับผู้บริหารที่เป็นกำลังสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจและกลยุทธ์องค์การ รวมทั้งตำแหน่งที่ต้องใช้ความรู้ ทักษะและประสบการณ์ ตลอดจนความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ไม่สามารถสร้างให้เกิดขึ้นได้ในระยะเวลาอันสั้น การสูญเสีย ขาดแคลน หรือเกิดการว่างของอัตรากำลังดังกล่าวแม้เพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานหรือความสามารถในการแข่งขันขององค์การได้เช่นกัน ดังนั้น องค์การจึงต้องมีการวางแผนเพื่อแสวงหาและตระเตรียมบุคคลที่จะมาแทนที่ให้พร้อมในเวลาที่องค์การต้องการ
องค์ประกอบของแผนสืบทอดตำแหน่ง
แผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) มุ่งเน้นการหาผู้สืบทอดหรือทายาทสำหรับตำแหน่งที่สำคัญขององค์กร (Key Position) ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญ ดังนี้
1. การกำหนดตำแหน่งสำคัญ (Key Positions) เป็นตำแหน่งที่ต้องการหาบุคคลที่จะมาเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง ทั้งนี้ เกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาหาตำแหน่งสำคัญ ได้แก่
- ตำแหน่งระดับบริหาร ได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ
- ตำแหน่ง Core Business ที่ทำรายได้และกำไรให้กับองค์การโดยตรง
- ตำแหน่งที่ขาดแคลน ต้องใช้ระยะเวลาในการสรรหา คัดเลือกมาก
- ตำแหน่งที่มีอัตราการลาออกสูง
- ตำแหน่งที่ต้องใช้ระยะเวลาในการสั่งสมประสบการณ์หรือความชำนาญยาวนาน
2. การกำหนดหน้าที่งานและความสามารถของตำแหน่งงาน หลังจากที่องค์การระบุตำแหน่งสำคัญได้แล้ว ถัดมาคือการกำหนดขอบเขตหน้าที่งาน (Job Description) และสมรรถนะ (Competency) ของตำแหน่งงานสำคัญ ซึ่งใช้เป็นสิ่งที่บอกถึงขอบเขตของงาน บทบาทหน้าที่ของตำแหน่งและสิ่งที่คาดหวัง นอกจากนี้ ยังใช้สมรรถนะมาเป็นเกณฑ์เพื่อสรรหา คัดเลือกบุคคลภายในเพื่อที่จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งต่อไปได้
3. การหาผู้สืบทอดตำแหน่ง ขั้นตอนนี้เป็นการกำหนดรายละเอียดของเกณฑ์ที่จะใช้หาผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง โดยมากมักจะใช้เกณฑ์ผลการปฏิบัติงานย้อนหลังในอดีต (Performance) และศักยภาพในการทำงานในอนาคต (Potential) เป็นปัจจัยหลักในการหาบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และการนำสมรรถนะที่องค์การกำหนดขึ้นมาเป็นเกณฑ์วิเคราะห์หาศักยภาพของบุคลากรที่จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง ทั้งนี้ องค์การสามารถหาบุคคลที่จะมาเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งไว้มากกว่า 1 คน เพื่อให้มีผู้ทดแทนกรณีที่ผู้สืบทอดตำแหน่งบางคนไม่พร้อมที่จะดำรงตำแหน่งเป้าหมายได้
4. การพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง เป็นองค์ประกอบสำคัญในการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง เป็นการพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่งให้มีความพร้อมสำหรับการเข้าไปสู่ตำแหน่งงานเป้าหมาย
ขั้นตอนการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง มีดังนี้
1. วิเคราะห์สถานการณ์ธุรกิจหรือการดำเนินงานขององค์การว่าเป็นอย่างไร ขยายตัวหรือลดขนาดของกิจการ เพื่อเป็นข้อมูลสำคัญในการวิเคราะห์ และประเมินอัตรากำลังที่ต้องการ
2. ประเมินความพร้อมของกำลังคน ทั้งปริมาณและคุณภาพ ที่พร้อมทำงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว และความจำเป็นเร่งด่วน
3. กำหนดแผนสร้างความมั่นคงของกำลังคน (Workforce Stability) เพื่อให้สามารถคาดการณ์ได้ว่าในแต่ละช่วงจะต้องพัฒนาหรือสรรหาบุคลากร เพื่อเตรียมทดแทนคนที่ออกไปกี่คนและกี่ตำแหน่ง โดยการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติที่จำเป็น ได้แก่ ทักษะ ความรู้ สมรรถนะ (Competencies) ของตำแหน่งงานเป้าหมาย และกำหนดแผนสรรหาคัดเลือกและฝึกอบรม พัฒนาบุคลากรล่วงหน้าก่อนที่ผู้ดำรงตำแหน่งเป้าหมายจะเกษียณหรือออกจากตำแหน่งก่อนเวลาที่กำหนดไว้
4. สรรหาและคัดเลือกบุคคลที่มีศักยภาพ โดยใช้เครื่องมือ และวิธีการในการวัดประเมินสมรรถนะ และประเมินศักยภาพของบุคคล เช่น การประเมินสมรรถนะ Assessment Center หรือการประเมินแบบ 360 องศา เพื่อพิจารณาคัดเลือกเข้าสู่แผนสืบทอดตำแหน่ง
5. จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง ประกอบด้วย
- บุคลากรกลุ่มเป้าหมายสำหรับแผนสืบทอดตำแหน่ง
- ช่วงเวลาและแผนการพัฒนาบุคคลรายตำแหน่งเพื่อให้สามารถเข้าสู่ตำแหน่งได้ตามเป้าหมาย
- หลักสูตรฝึกอบรมและเครื่องมือพัฒนาอื่นๆ สำหรับบุคลากรที่ดำรงตำแหน่งและบุคลากรที่อยู่ในแผนสืบทอดตำแหน่ง สำหรับพนักงานที่อยู่ในแผนสืบทอดตำแหน่ง ควรจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) โดยกำหนดเป้าหมายการพัฒนา ระยะเวลา และวิธีการพัฒนาที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานเป้าหมายที่กำหนดสำหรับพนักงานนั้นๆ
6. การคัดเลือกและระบุผู้สืบทอดตำแหน่ง ต้องมีการแจ้งให้บุคลากรผู้ได้รับการคัดเลือกได้ทราบล่วงหน้าเพื่อเตรียมรับมอบและเรียนรู้งานต่อไป
7. กำหนดผู้สืบทอดตำแหน่งสำรองไว้ ซึ่งไม่จำเป็นว่าจะต้องมีคุณสมบัติเท่าเทียมหรือเหมือนกันกับผู้สืบทอดตำแหน่งคนที่หนึ่งที่ได้คัดเลือกไว้ก่อนหน้า การเตรียม “ผู้สืบทอดตำแหน่ง” (Successor) สำหรับตำแหน่งหนึ่งนั้นอาจจะมีจำนวน 2-3 คน และจะต้องมีความเหมาะสมทั้งด้านวัยวุฒิ คุณวุฒิ ประสบการณ์ และมีความพร้อมที่จะดำรงตำแหน่งนั้น ซึ่งถือเป็นการมอบหมายงานที่สำคัญขององค์การให้แก่ผู้ที่เหมาะสมในเวลาอันควร ทั้งนี้ เพื่อให้งานในความรับผิดชอบของตำแหน่งดังกล่าวมีความต่อเนื่อง โดยไม่เกิดการสะดุดไม่ว่ากรณีใดๆ
8. ติดตามประเมินผลการพัฒนาบุคลากรที่คาดว่าจะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง ว่าจะสามารถมีพัฒนาการและสามารถสร้างผลงานตามที่คาดหวังได้จริง
คำถามสำคัญก็คือว่าคนที่จะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่งจะสามารถทำงานได้ทันทีหรือไม่และจะสามารถทำงานได้ดี “เท่ากับ” ผู้ดำรงตำแหน่งคนเดิมหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามคาดหมาย การเปลี่ยนตัวบุคคลก็เป็นสิ่งที่กระทำได้และสามารถดำเนินการได้ทันเวลา ทั้งนี้ รูปแบบการติดตามประเมินบุคลากรอาจทำได้โดยการให้ผู้บังคับบัญชาร่วมกับผู้ดำรงตำแหน่งเป้าหมาย เป็นผู้ประเมินสมรรถนะของพนักงานในแผนทดแทนตำแหน่งในแต่ละปี สำหรับตำแหน่งเป้าหมายที่เป็นระดับสูงหรือผู้นำองค์การ อาจใช้วิธีการตั้งคณะกรรมการร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำการประเมินสมรรถนะและความเหมาะสมกับตำแหน่งเป้าหมาย