การวางแผนทรัพยากรบุคคล (Human Resource Planning) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย แนวทางและวิธีการเพื่อให้ได้มาซึ่งบุคลากรที่องค์การต้องการทั้งในด้านปริมาณ (อัตรากำลังที่เหมาะสมกับปริมาณงาน) และคุณภาพ (คุณสมบัติของบุคลากร) ภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยมีขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
1. การกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมาย ที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กร เป้าหมายที่ชัดเจนช่วยให้สามารถกำหนดทรัพยากรและบุคลากรที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ประเมินความต้องการกำลังคน โดยการวิเคราะห์และคำนวณอัตรากำลัง (Manpower Analysis) ในระยะปัจจุบันเพื่อให้ทราบได้ว่าอัตรากำลังขององค์กรในปัจจุบันนั้น สอดคล้องพอดีกับภาระงานในปัจจุบันหรือไม่เพียงใด นอกจากนี้ข้อมูลที่ได้ยังสามารถนำเป็นพื้นฐานสำหรับการประมาณการภาระงานและการวิเคราะห์อัตรากำลังที่เหมาะสมตามวิสัยทัศน์และภาระงานในอนาคตอีกด้วย ทั้งนี้ สามารถใช้วิธีการวิเคราะห์และคำนวณอัตรากำลังได้หลากหลายวิธี อาทิ วิธีเดลฟาย (Delphi Technique) การกำหนดอัตราส่วน (Ratio Technique) เทคนิคมาร์คอฟ (Markov Analysis) เทคนิคการศึกษาการไหลของงาน (Workflow Analysis) เป็นต้น
3. การวิเคราะห์อัตรากำลังในอนาคต เพื่อให้รู้ว่าอัตรากำลังในอนาคตที่เหมาะสมกับภารกิจในระยะกลาง (3-5 ปี) และระยะยาว (5 ปีขึ้นไป) ควรมีจำนวนเท่าใดเพื่อทำการเตรียมอัตรากำลังให้สอดคล้องกับภารกิจที่เปลี่ยนแปลงไป
4. การเปรียบเทียบความต้องการกำลังคนขององค์กร (อุปสงค์) เพื่อเตรียมการและเข้าถึงตลาดแรงงาน (อุปทาน) ที่องค์กรต้องการ
5. การบริหารกำลังคน กรณีมีความต้องการกำลังคนโดยดำเนินการสรรหา คัดเลือกพนักงาน และกรณีมีกำลังคนส่วนเกิน โดยการเพิ่มประสิทธิภาพกำลังคน อาทิ การจัดสรรกำลังคนระหว่างหน่วยงานใหม่ การปรับชุดทักษะ (re-skilling) โปรแกรมการเกษียณก่อนกำหนด (MSP) เป็นต้น